براساس تعریف پیمان ، پیمانکار متعهد به انجام موضوع با کیفیت معلوم در طی مدت زمان مشخص و بر اساس قیمت خاصی می باشد.  با توجه به این تعریف اگر هر یک از عوامل اصلی پیمان دچار تفاوت گردد میتواند ادعای کارفرما را سبب شود . به عبارت دیگر تغییر در زمان ، تغییر در شرایط موضوع پیمان و در نهایت تغییر در قیمت توافق شده در پیمان خود همگی عامل این ادعاها خواهد بود.  در این مقاله همراه رابین پروژه باشید تا به بررسی فرایند های مدیریت ادعا در استاندارد PMBOK بپردازیم .

چهار فرآیند مدیریت ادعا در PMBOK

PMBOK معروف ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج ترین معیار برای ارزیابی سیستم های مدیریت پروژه می باشد. بر اساس استاندارد مدیریت پروژه، مدیریت ادعا شامل چهار فرایند اصلی است که شامل شناسایی ادعا ، ارزیابی و تحلیل ادعا ، پیشگیری از ادعا و حل و فصل ادعا هست.

۱-    شناسایی ادعا

در شناسایی ادعا باید علاوه بر تفسیر مفاد قرارداد، کلیه فعالیتهای اضافی ناشی از الزامات قرارداد دیده شود و مواردی از جمله محدوده قرارداد ، نقشه ها ، مشخصات فنی زمانبندی ، شرح کارهای اضافی خواسته شده ، گردآوری و مطالعه شود و با استفاده از مفاده پیمان ، قضاوت کارشناسان و مستند سازی می توان تشخیص داد که کدامیک ادعا ست و کدامیک نیست.

روند پیدایش دعوی و اختلاف را میتوان به شرح ذیل متصور شد :

در ابتدا خواست هایی از سوی هر یک از طرفین برای طرف دیگر مطرح می گردد ( ادعا ) و این خواست ها خود بازتاب توقعا و انتظارات بر مبنای مقتضای طبیعت جایگاه طرف میباشد. در صورتی که این خواست ها مورد توافق طرف مقابل قرار نگیرد جرقه اختلاف زده می شود. این عدم توافق در دو فاکتور می باشد :

الف ) عدم توافق بر اصل خواسته .

ب ) قبول خواسته طرف توسط طرف دیگر ، با این تفاوت که میزان جبران و انجام خواسته ها در این جا مورد توافق قرار نمی گیرد.

۲-    ارزیابی و تحلیل کلیم ( کمی نمودن ادعا )

در این مرحله میزان جبران هزینه اضافی و تمدید زمان تکمیل قرارداد و دیگر زمان های مهم پروژه تبدیل به کمیت می شود. در این فرایند ، از چهار روش اندازه گیری کمیت و مقادیر عملیات ، تخمین هزینه ، مطالع موارد مشابه و تحلیل برنامه زمانبندی میتوان استفاده نمود .

۳-    پیشگیری از کلیم

در پیشگیری از ادعا با استفاده از برنامه پروژه ، مفاد قرارداد و برنامه مدیریت ریسک پروژه و ابزار و تکنیک هایی از جمله وضوح بیان ، برنامه زمان بندی ، بازبینی قابلیت اجرایی پروژه روند درخواست اطلاعات (RFI) ، هیات بررسی اختلاف ، فرایند ارزیابی صلاحیت و مستند سازی میتوان دعاوی را از بین برده یا اختلاف نظرات را تبدیل به تغییر نمود.

در صورت سوء تفاهم ها و سوء برداشت ها عموما گفتگوهایی بین طرفین صورت میگیرد که خود گفتگوها میتواند به صورت مختلف نظیر نامه نگاری ، مذاکرات شفاهی و .. باشد. در صورت وجود دید مثبت در طرفین در طی این گفتگوهای مطالباتی ، روح همدلی و همراهی و مشارکت حاکم خواهد بود اما در غیر این صورت و اعمال دید منفی ، سوئ تفاهمات به اختلاف می انجامد و در صورت ادامه به کارگیری این دید ، اختلافات به مشاجرات منجر می گردد در نهایت مشاجرات به دادخواهی منتهی می شود.

۴-    حل و فصل ادعا

در این فرایند با استفاده از بیانه دعاوی ، کمیت ادعا و قرارداد و ابزار و تکنیک هایی از جمله مذاکره و دادرسی میتوان دعاوی را حل و فصل کرده و یا نهایتا پیمان ختم گردد .

پیدایش اختلافات لایه به لایه صورت میگیرد و در هر لایه هزینه رسیدگی و بررسی اختلافات و حل آن کمتر است و افراد کمتری در این خصوص درگیر میباشند. هرچه اختلافات عمیقتر و به لایه های اصلی بعدی برسد افراد درگیر در این خصوص و دخالت آنها ازایش می یابد که خود علاوه بر بحث صرف زمان و هزینه بیشتر ، پیچیدگی و بروز مشکلات را افزایش می دهد.