یکی از مطالب بسیار مهمی که در امور مدیریت ادعا و مباحث قراردادی بسیار فراگیری آن ضروری می باشد، مبحث بسیار کلیدی شیوههای عملی تنظیم قرارداد می باشد. در نوشتار زیر به نکات ارزشمند شیوههای عملی تنظیم قرارداد اشاره گردیده که امید است شما دوستان با اهمیت آن آشنا شوید. ضمناً شایان ذکر است استفاده کردن از شروط و سایر قوانین عادی و مصوبات مراجع خاص نیازمند تخصص قراردادی است و شما می توانید از مشاوره رایگان شرکت رابین توسعه اندیشه پاسارگاد استفاده نمایید.
الف) عنوان قرارداد
تنظیم کنندگان باید یک عنوان کلی مانند مبایعهنامه، اجارهنامه، مشارکت در ساخت، مشارکت در واردات و صادرات، صلح و واگذاری را برای قرارداد انتخاب کنند و برای دقیقتر شدن لازم است عنوان توصیفی به قرارداد اضافه شود؛ مانند مبایعهنامه آپارتمان مسکونی، مبایعهنامه یک باب مغازه تجاری، صلح سهام، یا مشارکت در ساخت.
در صورت تعارض عنوان قرارداد با مفاد قرارداد، نوع قرارداد مطابق مفاد قرارداد تعیین میشود و عنوان قرارداد نمیتواند بیانگر قصد واقعی طرفین قلمداد شود؛ بنابراین، اگر در قراردادی عنوان اجارهنامه باشد؛ ولی موضوع و مفاد قرارداد اباحه منفعت باشد، قرارداد، اجاره تلفی نمیشود بلکه قرارداد، عاریه است.
ب) طرفین قرارداد
لازم است به صورت دقیق با استناد به یک مدرک معتبر مثل کارت ملی یا شناسنامه هویت طرفین قرارداد احراز و نشانی و شماره تماس آنها به صورت کامل و دقیق در قرارداد قید گردد. همچنین، با توجه به نوع قرارداد، عنوان طرفین قرارداد باید مشخص شود.
به عنوان مثال، در عقد بیع (بایع و مشتری)، در عقد اجاره ( موجر و مستاجر) و در عقد صلح (مصالح و متصالح) باید بهطور دقیق معین شوند. ذکر سمت حقوقی اطراف قرارداد نظیر اصالتاً، وکالتاً، ولایتاً، و قیمومتاً و فضولاً به خصوص در قرارداد با اشخاص حقوقی و شرکتهای تجاری خیلی مهم میباشد. در قرارداد با مؤسسات و اشخاص تجاری و به طور کلی اشخاص حقوقی، آخرین تغییرات شرکت به همراه روزنامه رسمی صاحبان امضای مجاز به انضمام اساسنامه شرکت که موضوع شرکت در آن قید شده است رؤیت گردد و انطباق موضوع مورد معامله با محدوده موضوع شرکت مورد مداقه قرار گیرد. اگر قرارداد در قالب خاصی نباشد از عناوین طرف اول و طرف دوم استفاده گردد.
پ) موضوع قرارداد
اولاً:
باید دقت شود که اصطلاحات و الفاظ مربوط به هر کار یا واحدهای مربوط به هر جنس، در قرارداد درست و به جا به کار رود؛ مثلاً در حفر چاه سنتی دستمزد حفر «میله» و «انبار» متفاوت است یا در خرید و فروش سیم های متعارف و معمولی روکشدار واحد اندازهگیری یارد و متر است، حال آنکه در مورد «سیم لاکی» از واحد کیلو و تن استفاده میکنیم. اشتباه در کاربرد این اصطلاحات و واحدها میتواند مشکلات بزرگ و بسیار ایجادکند.
ثانیاً:
به هیچ وجه نباید روشنی و وضوح مطلب فدای اختصار و زیبایی کلام شود. دقیقاً باید روشن شود که طرفین چه میخواهند و چه اموری را برگردن میگیرند.
ثالثاً:
در موضوع قرارداد باید حتی المقدور کلیه حالات و فروض مختلفی که ممکن است باعث تغییر موضوع قرارداد شود، پیشبینی و تصریح کرد و چنانچه این پیشبینی از جمع جهات در قسمت «موضوع قرارداد» میسر نباشد، باید در قسمت «شروط و توضیحات» این موارد را روشن نمود.
رابعاً:
از به کار گرفتن کلمات و عباراتی با مفاهیم مبهم و غیردقیق، یا احاله موضوع به امر مجهول باید خودداری کرد؛ مثلاً نباید نوشت: «موضوع قرارداد عبارت است از تهیه و تحویل یک تن برنج خوب از ناحیه طرف اول به طرف دوم…»
[۱] . بهمن کشاورز، آیین تنظیم قراردادها، چاپ اول، تهران، میزان ۱۳۷۳، صص ۴۳-۴۲
ت) ذکر مبلغ قرارداد و نحوه پرداخت آن
با توجه به نوع قرارداد، ثمن، قرض الحسنه، مال الاجاره، مال الصلح هم به صورت عددی و هم به حروف دقیقاً قید گردد و نحوه پراخت آن (اقساطی یا نقداً) و وسیله پرداخت آن (چک بانکی، چک عادی، یا سندی دیگر) در قرارداد درج شود.
ث) تعیین شروط و تعهدات
به دلیل اهمیت شروط و تعهدات در قرارداد این موضوع در فصل دوم به تفصیل شرح داده شده است. یادآوری میگردد که انواع شروط قرارداد (شرط فعل، شرط صفت، شرط نتیجه) و جگونگی انجام تعهدات، چگونگی میزان خسارت ناشی از عدم انجام آنها باید صریحاً در قرارداد بدون هیچگونه ابهامی قید شود.
ج) مرجع حل اختلاف
طریقه حل اختلاف تفسیرها و اختلافلت ناشی از قرارداد (از طریق اقاله، فسخ، انحلال، انفساخ و…) و موارد فورس ماژور و تأثیر آن بر قرارداد مشخص گردد.
طرفین باید در مورد وضعیت مستحق للغیر در آمدن موضوع قرارداد یا ادعاهای معارف یا هر نوع ادعای مطروحه از سوی ثالث و ایضاً طرحهای عمرانی شهرداری و سایر ارگانهای دولتی نیز تعیین تکلیف کنند.
ارائه خدمات حرفه ای مدیریت ادعا (Claim Management) به پیمانکاران و کارفرمایان پروژه های مختلف ساخت و تولید، ابنیه، نفت و گاز و…
چ) عوضین قرارداد
زمان، مکان، نحوه و چگونگی تسلیم و تسلم عوضین قرارداد و کیفیت و کمیت آنها به همراه نمونه (درصورت جدید) الزاماً مشخص گردد.
ح) تعیین تشریفات اجرای قرارداد
قواعد انتقال قطعی سند، انتخاب دفترخانه، تنظیم وکالتنامه مورد نیاز یا هر نوع تشریفات دیگر که نیازمند موعد یا محل مشخص است در قرارداد مکتوب و به طرفین قرارداد تفهیم شود.[۱]
۱-برای مطالعه بیشتر، به فصل دوم کتاب مراجعه شود.
خ) محل اقامت طرفین قرارداد
هر نوع ابلاغ رسمی به طرفین از طریق داوری یا حکم، نشانی مندرج در قرارداد میباشد. درصورت تغییر باید از طریق نامه دو قبضه سفارشی یا اظهارنامه به داور یا طرف مقابل حسب مورد اعلام گردد. در صورت عدم اعلام، ابلاغ به همان نشانی قبلی، ابلاغ قانونی محسوب خواهد شد.
د) مستندات قانونی قرارداد
مواد و مستندات و قوانین و مقررات مرتبط با موضوع قرلرداد مثل مفاد قوانین اجاره، سرقفلی، تجارت، مدنی، کار، زمین شهری و… در قرارداد درج گردد.
ذ) نسخ قرارداد
قید گردد قرارداد در چند نسخه، صفحه، ماده و بند با متن و محتوای یکسان به اطراف قرارداد تسلیم و طرفین پس از مطالعه دقیق تمام مفاد قرارداد آنرا امضاء و اثر انگشت نمودند. همچنین اسناد و مدارک پیوست قرارداد و چگونگی بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک مربوطه و نحوه صورت جلسات مورد نیاز مثل صورت مجلس نحویل در قرارداد آورده شود.
ر) بایست های تحریر قرارداد
رعایت نکات به ظاهر ساده در تنظیم و تحریر قرارداد به ما کمک خواهد کرد تا از مشکلات و عواقب احتمالی و تفسیرهای ناصواب و احتمال جعل یا دست بردن در قرارداد به دور باشیم.
- در نگارش و تنظیم قرارداد حتی المقدور از دستگاههای تایپ استفاده گردد؛
- اصطلاحات و الفاظ تخصصی قرارداد در داخل پرانتز به زبان ساده توضیح داده شود؛
- تمام صفحات قرارداد با دقت مطالعه و سپس امضاء و اثر انگشت شود؛
- اگر قرارداد در بنگاه معاملاتی تنظیم می شود، باید سمت بنگاه دار و اعتبار و مجوز بنگاه احراز گردد؛
- اگر سند یا مدرک یا مال یا وجهی به بنگاه سپرده شده، رسید اخذ شود؛
- اصول تمامی اسناد و مدارک موضوعی معامله در هنگام معامله رؤیت گردد؛
- حداقل دو گواه، همزمان با امضای متعاملین قرارداد منعقده را گواهی نمایند؛
- قلم خوردگی یا پشت نویسی یا حاشیه نویسی الزاماً باید به امضای طرفین قرارداد برسد؛
- درصورتی که متعاملین سواد خواندن و نوشتن ندارند، متن قرارداد نزد دو نفر شاهد به صورت شمرده و قابل فهم برای آنان قرائت و تفهیم گردد؛
- نظر کارشناسان املاک، شهرداری و ثبتی برای مشخص شدن قیمیت واقعی موضوع قرارداد و استعلامات مبنی بر عدم ممنوعیت قانونی برای معامله اخذ گردد؛
- چک یا سند پرداخت عوضین معامله حتماً با رسید به طرف مقابل تحویل داده شود؛
- از تمامی اسناد و مدارک موضوع معامله در هنگام انعقاد عقد رو نوشت تهیه شده و نگهداری شود؛
- امکانات مالی و نقدینگی طرف قرارداد از طریق گردش حساب مالی یا تحقیق محلی اعتبار سنجی شود؛
- در قرارداد با ارگان ها و اشخاص دولتی بررسی شود؛ افرادی بدون داشتن سمت یا خارج از حدود اختیارات خود یا بدون توجه به قوانین آمره مثل قانون منع مداخله طرف قرارداد قرار نگیرند.
